摘要：本文以文件管理的档案化以及电子文件管理的相关特点作为切入点进行论述，经过对比研究之后可以发现电子文件档案在管理过程中会面临较多的问题，例如非法访问、信息丢失、档案造假以及其他有关数据信息的问题。而为了解决这些难点，就必须要做好电子文件管理的创新，应该将其建立在区块链技术的基础上，以其具体的内涵展开论述。同时，推进电子档案的全程管理，确保电子档案具有较强的存证效力，并提供自助服务以及分权管理体系，从技术、管理和制度的角度去打造完善的电子档案管理模式，可以为当前的档案管理创新奠定完善的基础。
关键词：电子档案；管理工作；创新分析；区块链技术
 
一、文件管理档案化的具体概念
我国文件管理体系已经较为成熟。自经营生产一体化之后，各个领域之间产生的大量文件信息都具有极强的应用价值。同时,文件自产生到后期应用需要进行生命周期管理，这就诞生了文件生命周期理论，其是指文件与档案具备连续统一以及前后承接的关系^[1]。这表明在文件处理的过程中，相关机构必须利用档案管理的一系列流程来进行创新和优化，这样才可以确保文件管理体系具有连续性以及科学性。简言之，文件管理档案化就是对文件进行前端控制和全程管理。
电子文件主要指的是利用代码形式记录在不同载体上的文件档案,其内容只能通过电子设备进行读取和利用，同时涉及到了档案的传输以及加密工作。通常来讲，软盘、光盘、磁带、硬盘等都是电子文件的储存介质^[2]。与原有的纸质文件相比，首先，电子文件具有更强的优越性，同时也会受到技术体系本身带来的一定局限性；电子文件具有较强的传阅性能，在不受空间以及时间影响的条件下可以进行多次的传阅和利用，同时不会像纸质文件一样出现破损；再次，电子文件本身的保密性较差，主要是受到电子文件载体等因素的限制，在使用过程中极易在电脑设备端进行信息篡改。因此电子文件本身的真实性需要进行全方位的考核。
 
二、电子文件档案管理过程中存在的主要问题
（一）数据非法访问现象
虽然信息技术的全面发展为当前的电子文件储存以及管理提供了有效的途径，但也正是因为当前的信息环境复杂性较大，只要登录相关账号或者IP信息非档案以及文件，管理者和使用者便可以获取以及下载电子档案资料，这导致部分机构或者部门的重点信息数据极易被窃取和非法访问。
（二）电子数据信息丢失
在存储或运算电子数据的过程中，电子数据信息丢失的事件时有发生。例如建立在OA系统的基础上出现的电子文件，其读取以及储存都离不开特定的介质载体，虽然可以通过拷贝的方式将其转存到其他的介质中，但是会浪费部分人力以及物力。另外，服务器本身的稳定性难以得到保障，因此极有可能出现服务器崩溃而导致文件丢失以及损坏的情况^[3]。
（三）数据造假现象
传统的纸质档案以及电子档案都可能会出现数据篡改的情况，而电子档案管理模式下数据修改操作更加便捷，所以档案被造假以及数据被篡改的现象更加明显。尤其是经过篡改之后，数据档案的真伪难以辨别，虽然可以通过查找行为时间来进行操作时间的定位，但是无法快速地定位到具体的篡改内容，这会直接导致整个电子数据文件档案的失真。
 
三、以区块链技术为基础的电子文件档案管理体系
（一）基础概念分析
从技术角度来讲，在当前的技术研发过程中，区块链技术是建立在密码学、数学、互联网技术以及计算机编程的基础上打造的综合性学科体系。从实际应用的角度来讲，区块链技术是综合分布式共享账本和数据库打造的技术体系，具有去中心化的特点，其能够营造精细化管理模式，同时整体的系统可追溯，可以进行操作行为以及时间点的分析。我国互联网信息办公室在2019年便发布了《区块链信息服务管理规定》，这为区块链技术在信息领域提供服务划定了合法合规的界限，同时也成为了电子文件档案管理过程中的主要监管体系。
（二）区块链技术在电子文件档案管理中的具体应用
2.1构建电子文件档案全程管理体系
在当前的电子文件管理过程中，前端控制以及全程管理是进一步提升管理质量的新方式，同时也是建立在电子文件逻辑起点的基础上打造的精细化管理体系。以区块链技术作为主要的技术标准，可以结合电子文件档案打造不同的区块，每一个区块作为整个管理链条的结构单位。这其中，区块头则涵盖了电子文件档案管理期间的前期控制体系，例如受理部门、受理时间、记录人员等相关元数据信息。而区块体则记录了每一个区块以及上一个区块到本区块之间的相关批改意见、办理流程、信息变更等信息，所有的电子文件信息会储存到与其相对应的区块体中，并且生成区块哈希值。在两个区块相连接的过程中，所有的电子档案都可以进行追溯以及全程控制管理，这种模式可以让电子文件与原数据融入到整体中。除此之外，在电子文件数据传输以及产生过程中形成的一系列批改意见以及办理结果等信息都被进行固化，形成了最终的静态原数据，无法进行外界修改，这样就能够有效提升电子文件档案的真实性以及科学性，确保档案安全。
2.2提升电子文件档案的存证有效性
结合我国的相关法规体系的规定来看，电子档案本身和纸质档案的凭证、保存价值以及考察是具有一致性的，电子签名以及印章是主要的防伪技术，而其核心在于数字证书。因此，打造合法的证书授权体系，能够进一步增强电子文件档案管理的规范性以及有效性。那么在利用区块链技术进行电子文件档案管理体系创新的过程中，能够赋予电子文件档案不同的节点以构建相同的权限。每一个节点都可以完成数据的发布记录以及储存，其他节点可以进行同步的更新，这种方式可以有效提高电子档案录入以及管理过程中的效率。区块链技术最大的优势则在于在整体系统中应用了共识机制，这一设置能够依靠一个节点的改变，实现全部节点的共同参与，因此必须要在所有节点完成档案数据的核实以及分析，确保安全无误，某一个节点的修改后才可以生效。除此之外，在每一个节点上都利用了分布式储存技术，能够确保该节点的电子数据以及修改行为具有安全性，也可以实现多点的多重备份。若某一个节点受到了不法攻击或者损坏，其他的节点依旧可以在备份的情况下提供完整的电子文件档案，这样能够有效增强电子档案信息本存证的有效性。
2.3打造自动化的档案管理服务
区块链技术本身有着较大的应用优势，尤其是在与当前的电子档案系统相融合之后，能够打造自动化的档案服务体系。这一服务体系主要依赖区块链技术的智能合约来完成，操作人员在智能合约中预先设置电子档案原数据，再将其分布到各个节点内。当用户需要查询或者利用相关信息时，可以直接通过输入借阅申请以及工作号等信息，快速地进行预设事件的调取。这时整体的档案服务体系便能够完成电子档案的自动下载、缴费、打印等相关操作。这一模式可以让电子档案系统自动地完成操作行为的监督、运行、管理，不必额外由管理机构或者管理人员进行监管，能够有效实现全自动的运行和服务，这其中“制度信任”能够逐渐向“技术信任”方向转型，这样可以进一步提升电子档案管理系统的运行效率。
2.4营造数据分权管理体系
电子档案和纸质档案的内容有着一定的一致性，电子档案也分为不同的权重以及不同的敏感程度。尤其是大量的个人隐私信息以及重要文件信息，因此在利用区块链技术打造智能管理体系的过程中，还需要将其进行分类，比如从技术角度来讲，可以分为私有链、公有链以及联盟链这三个类型。可以结合电子档案数据的实际内容进行区块的划分，公有链主要负责管理不涉密的相关信息以及具有共享性的电子档案数据以满足不同公众人群的实际需求；私有链主要负责管理个人或者相关机构，着重为有一定保密性的信息提供服务；而联盟链则是针对某一固定类型的相关机构群体提供的信息管理服务，例如银行。不仅能够实现范围内的数据共享，也可以有效避免外界对信息产生影响。
 
四、电子文件档案管理过程中区块链技术的应用动力
区块链技术在当前的电子文件档案管理过程中，有着较大的应用优势，而产生该种优势的主要原因在于该技术体系的技术层面、管理层面以及制度层面有着较好的发展优势。
首先，从技术层面上来讲，为了进一步满足当前的电子档案管理需求以及革新体系的发展，推动技术手段的更替，区块链技术对标安全需求，能够有效提升电子文件档案管理的安全性、真实性、可用性以及完整性这四方面需求。为了进一步实现真实性的维护，区块链技术涉及到了大量的智能合约以及加密算法。同时，利用时间戳等技术体系，文件管理的追溯性以及透明性能够进一步得到增强。在维护完整性方面，区块链技术利用共识机制，配合加密算法，能够让电子文件档案的管理具备完整性，可以牵一发而动全身。在维护可用性的层面，区块链技术本身的加密算法可以在不改变文件本身的同时来保证文件数据传输的安全性，。从安全性角度来讲，该项技术体系能够有效打造完善的储存数据库。另外，使用环境全网式的备份保存机制，能够避免系统崩坏造成的数据丢失，同时也能够有效抵御外部攻击，最主要的是分权管理体系可以满足各个用户群体以及不同权重文件管理的需求。
其次，从管理层面来讲，区块链技术的应用能够打造自动化的档案管理体系，进一步优化电子文件档案管理流程，提升管理效率。利用区块链技术进行管理，能够打造完整的管理链条，进一步降低人工成本，同时针对体量十分庞大的数据信息也可以有较高的管理效率。另外也可以实现数据的共享和互联互通，有效节约资源成本。每一个节点都可以打造具有统一性的维护以及管理体系，这样能够实现多方主体的统一监督，可以营造一个具有可信性以及可靠性的技术平台。同时，为了进一步满足电子文件价值拓展的需求，区块链技术也能够提供智慧化管理体系，进一步激发各方主体的档案管理新模式，打造去中心化的档案管理以及分布式的管理模式，可以让档案的利用价值更大。
再次，从制度层面来讲，区块链技术的存在，可以进一步推动档案管理体系的制度创新，进一步完善法规体系，为档案管理领域的相关措施优化奠定良好的环境和基础。区块链技术是当前的新兴技术体系，也是初步应用在智能档案管理体系中的新手段，能够进一步推动当前的整体档案管理环境逐步向技术型领域发展。当前的档案管理法规体系要进行改革，打造符合自动化以及技术型档案管理需求的相关法律法规，这样能够推动整体行业向规范性方向转型。从另一个角度来讲，区块链技术的存在，可以倒逼当前各个档案管理机构以及行业内部法规体系适用性的提升，找出其中存在的漏洞。
 
结束语：
综上所述，从当前的电子文件档案管理工作来讲，为了进一步改善原有档案管理过程中存在的缺陷，利用信息技术打造智能化的档案管理模式，已经是大势所趋。这其中，区块链技术秉承着安全性能高、共享范围大、可靠性强的优势，能够为电子文件档案管理提供有效的保障。因此，相关机构在进行技术体系研发的过程中，可以着重针对区块链技术的实际应用进行探讨，打造真正符合电子文件档案管理的模式和技术方案。这样不仅可以推进我国档案管理领域的技术创新，也可以进一步提升电子文件档案的应用价值。
 
 
参考文献：
［1］胡以高.区块链技术在电子档案单套制中的应用[J].兰台世界,2019(09）：59—62.
［2］陈晞.区块链技术在电子档案管理中应用的思考[J].办公室业务,2019(02):171—172.
［3］刘晗琳.大数据时代区块链技术在电子档案管理中的应用初探[J].机电兵船档案,2019(06):80—82.